Stand: 12. Oktober 2026 · Lesezeit 7 Min.
E-Rechnung in Google Sheets: XRechnung und ZUGFeRD aus der Tabelle
Google Sheets ist für viele Freelancer, Agenturen und kleine Firmen das Rechnungsbuch: Eine Tabelle mit Kunden, eine mit Positionen, ein Google-Docs-Briefpapier. Seit dem Wachstumschancengesetz muss daraus für Geschäftskunden spätestens 2028 eine E-Rechnung nach EN 16931 werden. Dieser Beitrag zeigt, wie das direkt in Google Sheets geht – ohne Ihre Daten aus dem Google-Konto herauszugeben.
Was eine E-Rechnung aus Sheets braucht
Ein PDF, das Sie aus Google Docs exportieren, ist keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“ (§ 14 Abs. 1 Satz 4 UStG). Eine E-Rechnung ist ein XML-Datensatz nach EN 16931 – als reine XRechnung oder als ZUGFeRD-PDF, bei dem die XML im PDF/A-3 steckt (Unterschiede: XRechnung oder ZUGFeRD?). Google Sheets hat dafür keine Bordmittel. Ein Apps-Script-Add-on kann die Datei aber innerhalb Ihres Google-Kontos erzeugen; E-Rechnung für Sheets macht genau das.
Schritt 1: Tabelle einrichten
Öffnen Sie eine neue oder bestehende Google-Tabelle und wählen Sie Erweiterungen → E-Rechnung → Einrichten. Das Add-on legt an:
- die Tabs Rechnungen (Positionen), Kunden, Verkäufer (Ihre Firma) und Einstellungen, jeweils mit Beispieldaten und Dropdowns für Steuerkategorie, Einheit und Land;
- einen Drive-Ordner „E-Rechnungen“, in dem alle erzeugten Dateien landen;
- ein Google-Docs-Dokument „E-Rechnung Vorlage“ – Ihr Briefpapier. Logo, Farben und Texte gestalten Sie frei in Docs; Platzhalter wie
{{Rechnungsnummer}}bleiben stehen, die Positionstabelle braucht die Zeile mit{{Bezeichnung}}.
Schritt 2: Stammdaten einmal pflegen
Im Tab Verkäufer stehen Name, Anschrift, USt-IdNr. oder Steuernummer, IBAN, E-Mail und Telefon. Die EN 16931 verlangt mehr als eine Papierrechnung: eine Kontaktmöglichkeit des Verkäufers, Zahlungsangaben und eine Käuferreferenz. Im Tab Kunden erfassen Sie je Kunde Kundennummer, Anschrift, Land, USt-IdNr. und – bei Behörden und öffentlichen Einrichtungen – die Leitweg-ID. Sie steuert später automatisch, ob das ZUGFeRD-Profil EN 16931 oder XRECHNUNG verwendet wird.
Schritt 3: Positionen erfassen
Im Tab Rechnungen ist jede Zeile eine Position; alle Zeilen mit derselben Rechnungsnummer gehören zu einer Rechnung. Pro Zeile: Bezeichnung, Menge, Einheit, Einzelpreis, Steuersatz und Steuerkategorie:
| Kategorie | Fall |
|---|---|
| S | Normal besteuert, 19 % oder 7 %; gemischte Rechnungen sind möglich. |
| E | Steuerfrei, z. B. Kleinunternehmer nach § 19 UStG. |
| AE | Reverse Charge, Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (§ 13b UStG). |
| K | Innergemeinschaftliche Lieferung an einen Unternehmer in der EU. |
| G | Ausfuhr in ein Drittland. |
| O | Nicht steuerbar. |
Der gesetzlich vorgeschriebene Hinweis („Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“, „steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung“ …) wird aus der Kategorie abgeleitet und in den Datensatz und auf das PDF geschrieben. Rabatte und Zuschläge auf Positions- oder Belegebene sind eigene Spalten.
Schritt 4: Prüfen und erstellen
Öffnen Sie die Seitenleiste (Erweiterungen → E-Rechnung → Seitenleiste), wählen Sie die Rechnung und klicken Sie Prüfen. Geprüft werden unter anderem USt-IdNr., Steuernummer, Prüfziffer der Leitweg-ID, IBAN, ob Steuerkategorie und Steuersatz zusammenpassen, Pflichtfelder für die XRechnung und die Rundung aller Summen. Jede Meldung nennt die Zelle. Danach Erstellen: Je nach Einstellung unter Einstellungen → Ausgabe entsteht
- ein ZUGFeRD-PDF aus Ihrer Docs-Vorlage – PDF/A-3 mit eingebetteter XML, GiroCode unten rechts – oder
- eine XRechnung als XML (CII oder UBL).
Die Datei liegt im Drive-Ordner „E-Rechnungen“. Optional verschickt das Add-on sie direkt über Gmail an die Kundenadresse; die Spalte Status hält fest, was wann erstellt wurde.
Eingehende E-Rechnungen
Die Seitenleiste hat auch einen Tab Eingang: XML- oder ZUGFeRD-Datei wählen, lesbare Ansicht bekommen und die Rechnung in den Tab Eingangsrechnungen übernehmen. Damit erfüllen Sie die seit 2025 geltende Empfangspflicht und haben Eingang und Ausgang in einer Tabelle. Mehr zum Lesen fremder Dateien: XRechnung öffnen und lesen.
DATEV für den Steuerberater
Tab DATEV erzeugt aus einem Monat einen Buchungsstapel im EXTF-Format mit Konten nach SKR03 oder SKR04; Beraternummer und Mandantennummer tragen Sie einmal in den Einstellungen ein. Der Steuerberater importiert die Datei in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen.
Datenschutz: Was verlässt das Google-Konto?
Das Add-on läuft als Google Apps Script vollständig in Ihrem Google-Konto. Rechnungszeilen, Kunden, PDFs und E-Mails werden nur dort verarbeitet; das Add-on greift nur auf die Tabelle zu, in der es geöffnet ist, und auf Dateien, die es selbst angelegt hat. An unseren Server geht ausschließlich die Lizenzprüfung – ein Lizenzschlüssel (falls vorhanden) und ein SHA-256-Hash Ihrer Kontoadresse. Details stehen in der Datenschutzerklärung.
Aufbewahrung
Die erzeugten Dateien bleiben in Ihrem Drive. Löschen oder überschreiben Sie sie nicht: Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren (§ 14b UStG), bei E-Rechnungen insbesondere der XML-Teil unverändert. Ein Ordner je Jahr und das Prinzip „nie nachträglich ändern, immer neu erstellen und stornieren“ reichen für kleine Betriebe in der Regel aus; die GoBD gelten daneben weiter.
Kosten
30 Tage sind alle Funktionen kostenlos, ohne Kreditkarte. Danach funktionieren Anzeigen und Prüfen weiter; zum Erstellen braucht es eine Lizenz ab 29 Euro im Jahr für ein Google-Konto oder 99 Euro im Jahr für alle Nutzer einer Workspace-Domain – Preise. Wer lieber in Microsoft Excel arbeitet: E-Rechnung mit Excel erstellen.
Häufige Fragen
Kann ich meine bestehende Rechnungstabelle weiterverwenden?
Ja, wenn Sie die Spalten an die Tabs Rechnungen und Kunden anpassen; die Einrichtung legt die Struktur in einer neuen Tabelle an, und Sie kopieren Ihre Daten hinein. Eine Rechnung muss eine eindeutige, fortlaufende Nummer haben und je Zeile eine Steuerkategorie – das ist meist die einzige Spalte, die in alten Tabellen fehlt.
Funktioniert das mit mehreren Nutzern?
Die Tabelle kann wie jede Google-Tabelle geteilt werden. Die Lizenz gilt für ein Google-Konto (Einzelplatz) oder für alle Nutzer einer Google-Workspace-Domain (Unternehmen).
Was ist mit Rechnungen an Privatkunden oder ins Ausland?
Dafür besteht keine E-Rechnungspflicht; Sie können weiter ein normales PDF aus derselben Vorlage erzeugen. Für Kunden in anderen EU-Ländern verwenden Sie die Steuerkategorie K (innergemeinschaftliche Lieferung) oder AE (Reverse Charge bei Dienstleistungen) – die EN 16931 ist europaweit dieselbe, nationale Pflichten des Kundenlandes können aber zusätzlich gelten.