Stand: 12. Oktober 2026 · Lesezeit 6 Min.
XRechnung oder ZUGFeRD? Die Unterschiede einfach erklärt
XRechnung und ZUGFeRD sind die beiden E-Rechnungsformate, die Ihnen in Deutschland begegnen werden. Beide beruhen auf derselben europäischen Norm EN 16931 und beide sind E-Rechnungen im Sinne des § 14 UStG. Der Unterschied liegt in der Verpackung – und in der Frage, wer welches Format erwartet.
Die gemeinsame Basis: EN 16931
Die Norm EN 16931 legt fest, welche Angaben eine elektronische Rechnung enthalten muss (das „semantische Datenmodell“ mit Feldern wie BT-1 Rechnungsnummer, BT-10 Käuferreferenz, BT-31 USt-IdNr. des Verkäufers) und welche XML-Syntaxen dafür zugelassen sind: UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII) und UBL 2.1. Jede Rechnung, die diesem Modell und einer der beiden Syntaxen folgt, ist in Deutschland eine E-Rechnung (§ 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 1 UStG). XRechnung und ZUGFeRD sind zwei Wege, genau das umzusetzen.
XRechnung: der Standard der öffentlichen Hand
XRechnung ist der deutsche Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Er wird von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) gepflegt und ist eine sogenannte CIUS – eine nationale Konkretisierung der EN 16931, die einige Felder enger fasst. Technisch ist eine XRechnung eine reine XML-Datei, wahlweise in CII oder UBL. Es gibt kein Bild, kein Layout, kein Logo. Wer sie ohne Software öffnet, sieht Quelltext.
Seit dem 27. November 2020 müssen Lieferanten des Bundes ihre Rechnungen elektronisch stellen (E-Rechnungsverordnung des Bundes); die Länder haben eigene Regelungen, die überwiegend ebenfalls XRechnung verlangen. Typische Merkmale:
- Die Leitweg-ID des Auftraggebers in der Käuferreferenz (BT-10) ist Pflicht und hat eine Prüfziffer.
- Kontaktdaten des Verkäufers (Name, Telefon, E-Mail), Zahlungsangaben und Fälligkeit oder Zahlungsbedingungen sind Pflicht.
- Die Rechnung wird meist über ein Portal eingereicht (beim Bund die ZRE oder OZG-RE), per E-Mail oder Peppol.
- Die KoSIT veröffentlicht regelmäßig neue Versionen; aktuell ist die Versionslinie 3.0, Version 4.0 ist angekündigt. Software muss mitziehen.
ZUGFeRD: PDF mit XML im Bauch
ZUGFeRD („Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“) ist ein hybrides Format: ein PDF/A-3, in das die Rechnungsdaten als CII-XML eingebettet sind. Der Empfänger sieht eine normale, lesbare Rechnung; seine Software liest die XML-Daten aus dem Anhang. Seit Version 2.1 ist ZUGFeRD technisch identisch mit dem französischen Factur-X; die aktuelle Version ist 2.3.
ZUGFeRD kennt mehrere Profile, die unterschiedlich viele Daten strukturiert enthalten:
| Profil | E-Rechnung nach § 14 UStG? |
|---|---|
| MINIMUM | Nein – nur Summen, keine Positionen; laut BMF keine E-Rechnung. |
| BASIC WL | Nein – ohne Positionen („without lines“); laut BMF keine E-Rechnung. |
| BASIC | Ja – Positionen enthalten, Teilmenge der EN 16931. |
| EN 16931 (früher COMFORT) | Ja – das Profil für den normalen B2B-Einsatz. |
| EXTENDED | Ja – Erweiterung für komplexe Fälle (Mehrfachlieferungen, Abschläge je Position). |
| XRECHNUNG | Ja – die XML entspricht dem XRechnung-Standard, verpackt im PDF. |
Direkter Vergleich
| XRechnung | ZUGFeRD | |
|---|---|---|
| Datei | XML (CII oder UBL) | PDF/A-3 mit eingebetteter CII-XML |
| Für Menschen lesbar | Nur mit Viewer | Ja, wie jede PDF-Rechnung |
| Logo, Layout, Briefpapier | Nein | Ja |
| Öffentliche Auftraggeber | Standard, meist Pflicht | Nur im Profil XRECHNUNG, nicht jedes Portal nimmt PDF an |
| Geschäftskunden | Wird angenommen, wirkt aber „nackt“ | Üblich, per E-Mail-Anhang verschickbar |
| Pflege | KoSIT, jährliche Versionen | FeRD / FNFE-MPE |
Welches Format brauchen Sie?
- Kunde ist eine Behörde, Kommune, Hochschule, Krankenhaus in öffentlicher Trägerschaft: XRechnung als XML. Fragen Sie nach Leitweg-ID und Einreichungsweg; manche Stellen nehmen auch ZUGFeRD im Profil XRECHNUNG an.
- Kunde ist ein Unternehmen: ZUGFeRD im Profil EN 16931 ist der pragmatische Standard. Der Buchhalter ohne E-Rechnungssoftware liest das PDF, das DATEV-System oder ERP liest die XML. Großkunden geben manchmal XRechnung vor – dann liefern Sie XML.
- Kunde ist eine Privatperson: Keine Pflicht; ein normales PDF genügt weiterhin.
Beides aus einer Tabelle
Sie müssen sich nicht festlegen. E-Rechnung für Excel und E-Rechnung für Sheets erzeugen aus denselben Rechnungszeilen wahlweise ein ZUGFeRD-PDF (Profil EN 16931) oder eine XRechnung als CII oder UBL; hat der Kunde eine Leitweg-ID, wird automatisch das Profil XRECHNUNG verwendet. Vor dem Erstellen werden Prüfziffer der Leitweg-ID, USt-IdNr., IBAN, Steuerkategorien und Rundung geprüft, damit die Datei beim Empfänger nicht an einer Geschäftsregel scheitert. Die Ausgaben werden in der Entwicklung gegen den KoSIT-Validator und Mustang getestet.
Häufige Fragen
Ist ZUGFeRD „weniger wert“ als XRechnung?
Nein. Beide erfüllen § 14 Abs. 1 UStG, sofern das ZUGFeRD-Profil mindestens BASIC ist. Im Profil XRECHNUNG enthält ein ZUGFeRD-PDF sogar exakt die XRechnung-XML – nur zusätzlich mit einer Ansicht. Ob eine Stelle das PDF annimmt, ist eine Frage ihres Eingangskanals, nicht des Steuerrechts.
Kann ich einem Kunden einfach beides schicken?
Besser nicht als zwei Dateien zur selben Rechnung – das wirkt wie zwei Rechnungen und führt zu Rückfragen. Einigen Sie sich auf ein Format je Kunde und hinterlegen Sie es in den Stammdaten.
Muss ich meine Rechnung validieren, bevor ich sie verschicke?
Pflicht ist es nicht, aber empfehlenswert: Der Empfänger darf eine Datei mit Formatfehler als „keine E-Rechnung“ zurückweisen. Gute Werkzeuge prüfen die Geschäftsregeln vor dem Erstellen; wer es genau wissen will, lässt die Datei zusätzlich durch den kostenlosen KoSIT-Validator laufen.