Stand: 12. Oktober 2026 · Lesezeit 8 Min.
E-Rechnung mit Excel erstellen: Schritt für Schritt zu XRechnung und ZUGFeRD
Viele Selbstständige und kleine Betriebe schreiben ihre Rechnungen in einer Excel-Vorlage – und das funktioniert seit Jahren gut. Ab 2027 bzw. 2028 reicht das als PDF für Geschäftskunden nicht mehr: Die Rechnung muss als E-Rechnung nach EN 16931 vorliegen. Die gute Nachricht: Sie müssen Excel dafür nicht aufgeben. Diese Anleitung zeigt, wie aus einer Excel-Tabelle eine gültige XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung wird.
Warum Excel allein keine E-Rechnung erzeugt
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter XML-Datensatz nach EN 16931 (bei ZUGFeRD in ein PDF/A-3 eingebettet). Excel kann zwar XML exportieren, aber nicht in der vorgeschriebenen Struktur mit den richtigen Feldkennungen, Codelisten (Steuerkategorien, Einheiten, Zahlungsarten) und Berechnungsregeln. Außerdem prüft Excel keine der rund 200 Geschäftsregeln, an denen E-Rechnungen beim Empfänger scheitern – etwa dass die Summe der Positionen zur Rechnungssumme passt, dass eine Prüfziffer stimmt oder dass zu „steuerfrei“ ein Befreiungsgrund gehört.
Sie haben drei Möglichkeiten:
- XML von Hand schreiben: technisch möglich, praktisch unzumutbar und fehleranfällig.
- Online-Konverter: Sie laden Ihre Rechnungsdaten auf einen fremden Server hoch. Für Kundendaten und Preise ist das nicht jedermanns Sache.
- Add-in in Excel: Die Rechnung entsteht dort, wo die Daten schon sind. Die folgende Anleitung verwendet E-Rechnung für Excel; die Dateien werden vollständig auf Ihrem Rechner erzeugt.
Schritt 1: Arbeitsmappe einrichten
Nach der Installation finden Sie im Register Start die Schaltfläche E-Rechnung. Einrichten legt vier Tabellenblätter mit Beispieldaten an:
- Verkäufer – Ihre Firma: Name, Anschrift, USt-IdNr. und/oder Steuernummer, IBAN und BIC, E-Mail, Telefon. Die XRechnung verlangt eine Kontaktperson mit Telefon und E-Mail; die Daten tragen Sie einmal ein.
- Kunden – Kundennummer, Name, Anschrift, Land, USt-IdNr. des Kunden und bei öffentlichen Auftraggebern die Leitweg-ID.
- Rechnungen – die Positionen: Rechnungsnummer, Datum, Kundennummer, Bezeichnung, Menge, Einheit, Einzelpreis, Steuersatz, Steuerkategorie.
- Einstellungen – Ausgabeformat, Zahlungsziel, Einleitungs- und Schlusstext, DATEV-Daten, Lizenzschlüssel.
Die Beispieldaten zeigen sofort eine fertige Rechnung. Ersetzen Sie sie anschließend durch Ihre eigenen.
Schritt 2: Pflichtangaben vollständig erfassen
Die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG kennen Sie von der Papierrechnung: vollständiger Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Leistungszeitpunkt, Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt, Steuersatz und Steuerbetrag bzw. der Hinweis auf eine Steuerbefreiung. Die EN 16931 fügt einige strukturelle Pflichtfelder hinzu, die auf Papier oft fehlen:
- Eine Käuferreferenz (BT-10): bei Behörden die Leitweg-ID, im B2B-Bereich reicht laut BMF-FAQ ein Platzhalter oder eine vom Kunden gewünschte Kennung.
- Zahlungsangaben: Zahlungsart und IBAN oder Fälligkeitsdatum bzw. Zahlungsbedingungen.
- Pro Position eine Steuerkategorie aus der Codeliste: S (Normalsatz 19 % / 7 %), Z (Nullsatz), E (steuerfrei, z. B. Kleinunternehmer § 19), AE (Reverse Charge § 13b), K (innergemeinschaftliche Lieferung), G (Ausfuhr), O (nicht steuerbar). Zu E, AE, K, G und O gehört ein Befreiungsgrund im Datensatz – das Add-in ergänzt den vorgeschriebenen Hinweistext automatisch.
- Ländercodes nach ISO 3166 (DE, AT, …) und Mengeneinheiten nach UN/ECE Rec. 20 (z. B. C62 für Stück, HUR für Stunde) – im Add-in als Dropdown.
Schritt 3: Rechnungszeilen schreiben
Jede Zeile im Blatt Rechnungen ist eine Position. Alle Zeilen mit derselben Rechnungsnummer bilden eine Rechnung. Datum, Kundennummer und Zahlungsziel stehen in der ersten Zeile der Rechnung; die Beträge rechnet das Add-in aus Menge und Einzelpreis, inklusive Rabatten und Zuschlägen auf Positions- und Belegebene. Gutschriften (Typ 381) sind genauso möglich wie Rechnungen (Typ 380).
Schritt 4: Prüfen
Im Aufgabenbereich wählen Sie die Rechnung und klicken Prüfen. Das Add-in prüft unter anderem: Format und Prüfziffer von USt-IdNr., Steuernummer, Leitweg-ID und IBAN; passt die Steuerkategorie zum Steuersatz (E mit 19 % ist ein Fehler); fehlen Pflichtangaben für eine XRechnung; stimmen die Summen. Jede Meldung ist auf Deutsch formuliert – „Kunde: Name fehlt“ – und ein Klick springt in die betroffene Zelle. Erst wenn die Liste leer ist, wird die Datei erzeugt.
Schritt 5: Erstellen und versenden
Erstellen erzeugt je nach Einstellung:
- ein ZUGFeRD-PDF (PDF/A-3, Profil EN 16931) mit Ihrem Logo, Ihrer Akzentfarbe, Einleitungs- und Schlusstext und einem GiroCode zum Scannen in der Banking-App – oder, wenn der Kunde eine Leitweg-ID hat, automatisch im Profil XRECHNUNG;
- eine XRechnung als XML in CII- oder UBL-Syntax für Portale wie die ZRE des Bundes.
Die Datei wird auf Ihren Rechner heruntergeladen (Excel für Windows, Mac und Excel im Web); in der Spalte Status steht „erstellt“ mit Uhrzeit. Versenden Sie das ZUGFeRD-PDF wie bisher als E-Mail-Anhang; XRechnung-XML laden Sie im Portal des Auftraggebers hoch oder senden sie an die vom Kunden genannte Adresse.
Schritt 6: Archivieren und buchen
Bewahren Sie die erzeugte Datei unverändert acht Jahre auf (§ 14b UStG) – bei ZUGFeRD das PDF mit der eingebetteten XML, bei XRechnung die XML-Datei selbst. Legen Sie sie zum Beispiel in einem Ordner je Jahr ab, den Sie nicht nachträglich bearbeiten. Für den Steuerberater erzeugt DATEV im Aufgabenbereich einen Buchungsstapel (EXTF-CSV) eines Monats mit Konten nach SKR03 oder SKR04.
Häufige Fehler
- USt-IdNr. ohne Länderkürzel oder mit Leerzeichen – immer „DE123456789“.
- Steuerkategorie E bei einem Kleinunternehmer ohne Hinweis – der Befreiungsgrund gehört in den Datensatz, nicht nur in den Fußtext.
- PDF nachträglich bearbeitet – dann stimmt die eingebettete XML nicht mehr mit der Ansicht überein; die XML ist maßgeblich. Ändern Sie die Daten in Excel und erstellen Sie neu.
- Rechnungsnummer doppelt vergeben – das Add-in warnt, Excel nicht.
- Leitweg-ID abgetippt – die Prüfziffer deckt das auf, aber nur vor dem Versand.
Kostenlos testen
E-Rechnung für Excel lässt sich 30 Tage mit allen Funktionen testen, ohne Anmeldung und ohne Kreditkarte. Danach funktionieren Anzeigen, Prüfen und Importieren weiter; zum Erstellen ist eine Lizenz nötig (ab 49 Euro im Jahr). Ihre Rechnungsdaten verlassen dabei nie Ihren Rechner. Wer stattdessen in Google Sheets arbeitet, findet die Anleitung unter E-Rechnung in Google Sheets.