Stand: 12. Oktober 2026 · Lesezeit 7 Min.
E-Rechnung für Kleinunternehmer: Empfangen ja, ausstellen freiwillig
„Muss ich als Kleinunternehmer jetzt E-Rechnungen schreiben?“ ist eine der häufigsten Fragen zur E-Rechnungspflicht. Die kurze Antwort: ausstellen nein, empfangen ja. Die lange Antwort hat ein paar wichtige Details – von der 800.000-Euro-Grenze, die etwas ganz anderes ist, bis zur Behörde als Kunde.
Wer Kleinunternehmer ist
Kleinunternehmer nach § 19 UStG ist seit dem 1. Januar 2025, wessen Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Die Umsätze sind dann steuerfrei; auf der Rechnung steht keine Umsatzsteuer, dafür ein Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer. Wer auf die Regelung verzichtet (§ 19 Abs. 3 UStG), wird wie jeder andere Unternehmer behandelt – auch bei der E-Rechnung.
Empfangen: Pflicht seit 1. Januar 2025 – auch für Kleinunternehmer
Die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können, gilt für jeden inländischen Unternehmer ohne Ausnahme. Das Bundesfinanzministerium sagt es in seiner FAQ ausdrücklich: Kleinunternehmer sind zwar von der Ausstellung ausgenommen, müssen aber dennoch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Konkret heißt das:
- Sie brauchen eine E-Mail-Adresse, an die Lieferanten E-Rechnungen schicken können – laut BMF genügt ein E-Mail-Postfach. Ein Lieferant darf Ihnen seit 2025 eine XRechnung schicken, ohne Sie vorher zu fragen.
- Sie müssen die Datei lesen können. Eine XRechnung ist reines XML; wie Sie sie öffnen, steht im Beitrag XRechnung öffnen und lesen. Ein ZUGFeRD-PDF geht in jedem PDF-Reader auf.
- Sie müssen die Datei unverändert acht Jahre aufbewahren (§ 14b UStG). Für Kleinunternehmer gibt es hier eine Erleichterung: Laut BMF-FAQ ist die Ablage außerhalb eines GoBD-zertifizierten Systems umsatzsteuerlich regelmäßig kein Verstoß, solange die XML vollständig, unverändert und lesbar bleibt. Ein Ordner „Rechnungen 2026“ auf einer gesicherten Festplatte oder in der Cloud erfüllt das – solange Sie nichts nachträglich bearbeiten.
Ausstellen: keine Pflicht, dank § 34a UStDV
Für Rechnungen über Umsätze, die nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfrei sind, bestimmt § 34a Satz 4 UStDV: Eine solche Rechnung „kann abweichend von § 14 Absatz 2 Satz 2 des Gesetzes immer als sonstige Rechnung“ übermittelt werden. Mit anderen Worten: Kleinunternehmer dürfen weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen schreiben – 2025, 2027 und auch nach 2028. Die Regelung wurde mit dem Jahressteuergesetz 2024 eingeführt und gilt seit dem 1. Januar 2025.
Die Pflichtangaben einer Kleinunternehmer-Rechnung sind nach § 34a UStDV reduziert:
- vollständiger Name und Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden,
- Ihre Steuernummer, USt-IdNr. oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer,
- das Ausstellungsdatum,
- Menge und Art der Lieferung bzw. Umfang und Art der Leistung,
- das Entgelt in einer Summe mit dem Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer (§ 19 UStG) gilt,
- bei Gutschriften die Angabe „Gutschrift“.
Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§ 33 UStDV) und Fahrausweise (§ 34 UStDV) bleiben daneben möglich.
Wann eine E-Rechnung trotzdem sinnvoll ist
Dass Sie nicht müssen, heißt nicht, dass niemand es von Ihnen verlangt:
- Öffentliche Auftraggeber: Bund, Länder und viele Kommunen nehmen Rechnungen nur noch als XRechnung an – das folgt aus dem Vergabe- und E-Rechnungsrecht der öffentlichen Hand, nicht aus § 14 UStG, und gilt unabhängig vom Kleinunternehmerstatus. Wer für eine Schule, ein Amt oder eine Hochschule arbeitet, braucht eine XRechnung mit Leitweg-ID.
- Größere Geschäftskunden stellen ihre Eingangsrechnungsverarbeitung auf E-Rechnungen um und bitten Lieferanten – vertraglich oder freundlich – um ZUGFeRD oder XRechnung. Eine PDF-Rechnung wird dann abgetippt oder zurückgeschickt.
- Der Wechsel in die Regelbesteuerung: Überschreiten Sie 100.000 Euro im laufenden Jahr, endet die Kleinunternehmerregelung sofort für den übersteigenden Umsatz, und die normalen E-Rechnungsregeln gelten – ab 2028 ohne Übergang. Wer die Werkzeuge schon hat, muss dann nichts umstellen.
So sieht eine Kleinunternehmer-E-Rechnung aus
Technisch ist sie eine normale XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung mit der Steuerkategorie E (steuerfrei), Steuersatz 0 % und einem Befreiungsgrund im Datensatz. Der Hinweis auf § 19 UStG muss in den strukturierten Daten stehen, nicht nur im Fußtext des PDFs. In E-Rechnung für Excel und E-Rechnung für Sheets wählen Sie je Position die Kategorie „E – steuerfrei / Kleinunternehmer § 19“; der vorgeschriebene Hinweistext wird automatisch ergänzt, und die Prüfung meldet, wenn versehentlich ein Steuersatz von 19 % in einer E-Zeile steht. Dieselben Add-ins lesen auch die E-Rechnungen Ihrer Lieferanten – womit die Empfangspflicht ebenfalls erledigt ist.
Zusammengefasst
| Frage | Antwort für Kleinunternehmer |
|---|---|
| E-Rechnungen empfangen können? | Ja, seit 1. Januar 2025. E-Mail-Postfach, Viewer, Archiv. |
| E-Rechnungen ausstellen müssen? | Nein, auch nicht ab 2028 (§ 34a Satz 4 UStDV) – solange Sie unter § 19 UStG fallen. |
| Ausnahmen davon? | Öffentliche Auftraggeber (XRechnung per Vergaberecht) und Kunden, die es vertraglich verlangen. |
| Aufbewahrung? | Acht Jahre, XML unverändert; GoBD-zertifiziertes System nicht zwingend. |
| 800.000-Euro-Grenze? | Betrifft Sie nicht – das ist die Übergangsfrist für regelbesteuerte Unternehmen. |
Häufige Fragen
Ich vermiete umsatzsteuerfrei eine Wohnung. Muss ich E-Rechnungen empfangen?
Als Vermieter sind Sie Unternehmer im Sinne des UStG, auch wenn die Vermietung steuerfrei ist. Für Leistungen an Ihr Unternehmen – etwa die Handwerkerrechnung für die Mietwohnung – gilt die Empfangspflicht daher ebenfalls. Ein E-Mail-Postfach und ein Viewer genügen.
Darf ich als Kleinunternehmer freiwillig E-Rechnungen schicken, ohne dass der Kunde zustimmt?
An inländische Unternehmer ja: Seit 2025 ist für E-Rechnungen im B2B-Bereich keine Zustimmung des Empfängers mehr nötig (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG). An Privatkunden brauchen Sie für jede elektronische Rechnung – auch ein PDF – weiterhin deren Einverständnis.
Was ist die Kleinunternehmer-Identifikationsnummer?
Eine Nummer mit dem Zusatz „EX“, die das Bundeszentralamt für Steuern Kleinunternehmern erteilt, die die EU-weite Kleinunternehmerregelung in anderen Mitgliedstaaten nutzen. Rein inländische Kleinunternehmer brauchen sie nicht; die Steuernummer reicht als Pflichtangabe.