Stand: 12. Oktober 2026 · Lesezeit 7 Min.

E-Rechnung-Pflicht 2025, 2027, 2028: Was gilt wann?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht, E-Rechnungen auszustellen, kommt in zwei Stufen: ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle. Dieser Beitrag erklärt die Fristen, die Ausnahmen und was Sie konkret tun müssen.

Die Rechtsgrundlage in zwei Sätzen

Das Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024 (BGBl. 2024 I Nr. 108) hat § 14 UStG neu gefasst. Seitdem ist eine elektronische Rechnung nur noch eine Rechnung, die „in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht“ (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG). Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen – oder zwischen den Beteiligten vereinbart sein und die vollständige Extraktion aller Pflichtangaben erlauben. Alles andere – Papier, ein normales PDF, eine Word-Datei – ist seither eine sonstige Rechnung.

Die Übergangsfristen stehen in § 27 Abs. 38 UStG. Die Finanzverwaltung hat ihre Sicht im BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 (III C 2 - S 7287-a/23/10001 :007) und ergänzend im BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 (III C 2 - S 7287-a/00019/007/243) veröffentlicht; dazu kommt eine laufend gepflegte FAQ-Seite des Bundesfinanzministeriums.

Zeitplan: Was gilt wann?

Datum	Was gilt
1. Januar 2025	Jeder inländische Unternehmer muss E-Rechnungen für inländische B2B-Umsätze empfangen können. Eine Zustimmung des Empfängers ist dafür nicht mehr nötig. Laut BMF-FAQ genügt für den Empfang ein E-Mail-Postfach.
2025 und 2026	Übergangsphase für alle: Rechnungen dürfen weiter auf Papier oder – mit Zustimmung des Empfängers – als PDF oder in einem anderen nicht EN-16931-konformen Format übermittelt werden (§ 27 Abs. 38 Satz 1 Nr. 1 UStG).
1. Januar 2027	Unternehmen, deren Gesamtumsatz (§ 19 Abs. 2 UStG) im Vorjahr – also 2026 – mehr als 800.000 Euro betragen hat, müssen E-Rechnungen ausstellen. Wer darunter liegt, darf bis 31. Dezember 2027 weiter Papier oder PDF verwenden (§ 27 Abs. 38 Satz 1 Nr. 2 UStG).
1. Januar 2028	Alle inländischen Unternehmer müssen E-Rechnungen ausstellen. Auch EDI-Verfahren, die nicht der EN 16931 entsprechen, sind nur bis Ende 2027 geduldet (§ 27 Abs. 38 Satz 1 Nr. 3 UStG).

Achtung, zwei verschiedene „klein“: Die 800.000-Euro-Grenze ist eine reine Übergangsregel und hat nichts mit dem Kleinunternehmer nach § 19 UStG (25.000 / 100.000 Euro) zu tun. Ein Betrieb mit 300.000 Euro Umsatz ist kein Kleinunternehmer, profitiert aber von der verlängerten Frist bis Ende 2027. Mehr dazu im Beitrag E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Wen betrifft die Pflicht?

Die Pflicht zur E-Rechnung gilt nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG, wenn drei Dinge zusammenkommen:

Der leistende Unternehmer ist im Inland ansässig (Sitz, Geschäftsleitung oder beteiligte Betriebsstätte in Deutschland).
Der Leistungsempfänger ist ebenfalls ein im Inland ansässiger Unternehmer (B2B) – und bezieht die Leistung für sein Unternehmen.
Der Umsatz ist im Inland steuerbar und nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei.

Auch Vermieter mit umsatzsteuerpflichtiger Vermietung, Vereine im unternehmerischen Bereich und Freiberufler sind Unternehmer in diesem Sinn. Die Rechtsform spielt keine Rolle.

Was ist ausgenommen?

Rechnungen an Privatpersonen (B2C) – hier bleibt alles wie bisher.
Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§ 33 UStDV) und Fahrausweise (§ 34 UStDV).
Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, zum Beispiel viele Finanz-, Versicherungs- und Heilbehandlungsleistungen sowie die steuerfreie Vermietung.
Kleinunternehmer nach § 19 UStG dürfen ihre Rechnungen weiterhin als sonstige Rechnung ausstellen (§ 34a Satz 4 UStDV). Empfangen können müssen sie E-Rechnungen trotzdem.
Grenzüberschreitende Umsätze: Ist der Kunde im Ausland ansässig, greift die deutsche Pflicht nicht – andere EU-Länder führen aber eigene Pflichten ein.

Welche Formate sind E-Rechnungen?

Der EN 16931 entsprechen in Deutschland vor allem zwei Formate: XRechnung (reines XML, Standard der öffentlichen Verwaltung) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (ein PDF/A-3 mit eingebetteter XML, identisch mit dem französischen Factur-X). Die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC WL gelten laut BMF nicht als E-Rechnung, weil sie nicht alle Pflichtangaben strukturiert enthalten. Bei hybriden Formaten ist der XML-Teil das rechtlich maßgebliche Dokument; das PDF ist nur die Ansicht. Welches Format wann sinnvoll ist, erklärt der Beitrag XRechnung oder ZUGFeRD?.

Was passiert bei einem Verstoß?

Stellen Sie nach Ablauf Ihrer Übergangsfrist eine PDF-Rechnung aus, obwohl eine E-Rechnung Pflicht war, ist das ein Verstoß gegen die Rechnungsvorschriften. Für den Empfänger heikler: Nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 gilt eine Rechnung mit Formatfehler (kein gültiges EN-16931-Format) nicht als E-Rechnung, und die formalen Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug sind dann nicht erfüllt – der Empfänger muss eine korrekte E-Rechnung nachfordern. Bloße Geschäftsregelfehler in einem technisch gültigen Datensatz sind dagegen heilbar und kosten den Vorsteuerabzug in der Regel nicht, solange sie die Pflichtangaben nicht berühren.

Aufbewahrung

Seit dem 1. Januar 2025 sind Rechnungen acht Jahre aufzubewahren (§ 14b Abs. 1 UStG, vorher zehn). Bei einer E-Rechnung muss mindestens der strukturierte Teil – also die XML-Datei – unverändert in seiner ursprünglichen Form vorliegen. Ein Ausdruck oder ein Screenshot reicht nicht. Die GoBD gelten weiter; laut BMF-FAQ ist eine Speicherung außerhalb eines GoBD-zertifizierten Systems umsatzsteuerlich aber regelmäßig kein Verstoß, solange die Datei vollständig, unverändert und lesbar bleibt.

Checkliste: Das sollten Sie jetzt tun

Empfang sicherstellen (gilt schon): eine E-Mail-Adresse für Rechnungen festlegen, Lieferanten mitteilen, und ein Werkzeug haben, mit dem Sie XML-Dateien lesen können – siehe XRechnung öffnen und lesen.
Archiv einrichten: eingehende XML- und ZUGFeRD-Dateien im Original ablegen, acht Jahre, nicht nachträglich verändern.
Eigenen Stichtag bestimmen: Lag Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro, müssen Sie ab 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen, sonst ab 1. Januar 2028. Viele größere Kunden verlangen E-Rechnungen aber schon früher.
Stammdaten prüfen: USt-IdNr. oder Steuernummer, vollständige Anschrift, IBAN, eine E-Mail-Adresse und Telefonnummer des Rechnungsstellers – die XRechnung verlangt mehr Angaben als eine Papierrechnung.
Werkzeug wählen: Wer seine Rechnungen heute in Excel oder Google Sheets schreibt, muss dafür kein neues System einführen. E-Rechnung für Excel und E-Rechnung für Sheets prüfen die Rechnungszeilen gegen die Regeln der EN 16931 und erzeugen daraus ZUGFeRD-PDFs und XRechnung-XML – Anleitungen: in Excel, in Google Sheets.

Hinweis: Dieser Beitrag informiert allgemein über die E-Rechnung und ersetzt keine Steuerberatung. Für Ihren Einzelfall wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater.