Stand: 12. Oktober 2026 · Lesezeit 7 Min.
XRechnung öffnen und lesen: E-Rechnungen empfangen ohne Spezialsoftware
Die erste XRechnung kommt oft überraschend: eine E-Mail mit einem Anhang namens rechnung.xml, der beim Doppelklick nur Quelltext im Browser zeigt. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Sie solche Dateien annehmen können – und seit 2027 schicken immer mehr Lieferanten nur noch so. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie XRechnung und ZUGFeRD öffnen, lesen, prüfen und richtig ablegen.
Was Sie da bekommen haben
- XRechnung: eine reine XML-Datei nach EN 16931 in der Syntax UN/CEFACT CII oder UBL. Kein Layout, kein Logo – nur Daten. Standard bei öffentlichen Auftraggebern, inzwischen auch im B2B-Bereich verbreitet.
- ZUGFeRD / Factur-X: ein PDF, das normal aussieht, aber ein PDF/A-3 ist und dieselbe XML als Anhang enthält. Sie sehen die Rechnung, Ihre Buchhaltungssoftware liest die XML.
Beide sind E-Rechnungen im Sinne des § 14 UStG – vorausgesetzt, die Datei ist technisch gültig. Bei ZUGFeRD-Profilen MINIMUM und BASIC WL ist das laut BMF nicht der Fall; sie gelten als sonstige Rechnung.
Fünf Wege, die Datei lesbar zu machen
1. ZUGFeRD-PDF im PDF-Reader öffnen
Bei einem ZUGFeRD-PDF reicht Ihr PDF-Programm. Im Anhangsbereich (Adobe Reader: Büroklammer-Symbol) liegt die XML, meist als factur-x.xml oder zugferd-invoice.xml. Wichtig: Rechtlich maßgeblich ist der XML-Teil, nicht das Bild. Stimmen beide nicht überein, gilt die XML (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 (III C 2 - S 7287-a/00019/007/243)). Für die Buchhaltung sollten Sie deshalb die Daten aus der XML verwenden, nicht abtippen.
2. ELSTER „E-Rechnung ansehen“
Die Steuerverwaltung bietet unter elster.de/eportal/e-rechnung einen kostenlosen Viewer für XRechnung-XML an, ohne ELSTER-Konto. Datei auswählen, Rechnung wird als Formular angezeigt. Es handelt sich um einen „unverbindlichen Service“; die Datei wird dafür zu ELSTER hochgeladen. Für gelegentliche Rechnungen praktisch, für vertrauliche Lieferantendaten oder viele Belege eher nicht.
3. Quba-Viewer (Open Source, lokal)
Der Quba-Viewer ist ein kostenloses Open-Source-Programm für Windows, Mac und Linux, das XRechnung und ZUGFeRD anzeigt. Die Datei bleibt auf Ihrem Rechner. Gut für alle, die regelmäßig E-Rechnungen bekommen, aber keine Buchhaltungssoftware mit E-Rechnungsfunktion haben.
4. Buchhaltungs- oder ERP-Software
Fast alle gängigen Buchhaltungsprogramme und DATEV Unternehmen online lesen inzwischen XRechnung und ZUGFeRD ein und legen daraus direkt einen Eingangsbeleg an. Wenn Sie so ein System haben, ist das der kürzeste Weg – fragen Sie Ihren Steuerberater, wohin die Dateien sollen.
5. Direkt in Excel oder Google Sheets
Wer seine Belege ohnehin in einer Tabelle führt, kann die E-Rechnung dort einlesen: E-Rechnung für Excel und E-Rechnung für Sheets haben einen Tab Eingang. XML- oder ZUGFeRD-Datei wählen, die Rechnung erscheint lesbar mit allen Positionen, Steuerbeträgen und Zahlungsdaten, und ein Klick übernimmt sie in den Tab Eingangsrechnungen. Aus Ein- und Ausgang entsteht auf Wunsch ein DATEV-Buchungsstapel. Im Excel-Add-in wird die Datei nur auf Ihrem Rechner gelesen; Anzeigen, Prüfen und Importieren funktionieren dort auch nach der Testphase ohne Lizenz.
Was Sie an einer eingehenden E-Rechnung prüfen sollten
- Ist es überhaupt eine E-Rechnung? Eine XML, die nicht der EN 16931 entspricht (Formatfehler), ist keine E-Rechnung. Dann sind die formalen Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug nicht erfüllt, und Sie sollten eine korrekte Rechnung nachfordern. Viewer und Add-ins zeigen solche Dateien oft gar nicht erst an; wer es genau wissen will, nutzt den KoSIT-Validator oder Mustang (für Techniker).
- Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG: Name und Anschrift von Lieferant und Ihnen, Steuernummer oder USt-IdNr. des Lieferanten, Rechnungsnummer, Datum, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitpunkt, Entgelt je Steuersatz, Steuersatz und Steuerbetrag oder ein Befreiungshinweis. Fehlt etwas im Datensatz, ist das ein Geschäftsregel- oder Inhaltsfehler; laut BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 führt nicht jede Kleinigkeit zum Verlust des Vorsteuerabzugs, Pflichtangaben müssen aber stimmen – im Zweifel korrigierte Rechnung anfordern.
- Inhalt: Stimmen Positionen, Mengen, Preise und Zahlungsziel mit Auftrag und Lieferung überein? Ist die IBAN die bekannte des Lieferanten? (E-Rechnungen werden genauso gefälscht wie PDF-Rechnungen.)
Richtig archivieren
Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren (§ 14b Abs. 1 UStG). Bei E-Rechnungen muss mindestens der strukturierte Teil – die XML – unverändert in der ursprünglichen Form vorliegen. Das bedeutet:
- Die Originaldatei ablegen: bei XRechnung die XML, bei ZUGFeRD das PDF mit der eingebetteten XML. Ein Ausdruck, ein Screenshot oder ein „gedrucktes“ PDF reicht nicht.
- Nicht umbenennen, nicht bearbeiten, nicht neu speichern. Ein Ordner je Jahr mit Schreibschutz oder ein Dokumentenmanagement-System sind gängige Lösungen.
- Laut BMF-FAQ ist die Ablage außerhalb eines GoBD-zertifizierten Systems umsatzsteuerlich regelmäßig kein Verstoß, solange die Datei vollständig, unverändert und lesbar bleibt. Die GoBD mit ihrer Verfahrensdokumentation gelten daneben weiter.
Kurz und praktisch
Richten Sie eine feste E-Mail-Adresse für Rechnungen ein, sichern Sie jeden Anhang unverändert in Ihrem Jahresordner, und lesen Sie die Datei mit einem der Wege oben. Wer E-Rechnungen auch selbst ausstellen muss, findet die Fristen im Beitrag E-Rechnung-Pflicht 2025, 2027, 2028.
Häufige Fragen
Darf ich die XML in ein PDF umwandeln und nur das PDF aufbewahren?
Nein. Aufzubewahren ist das Original; bei einer E-Rechnung mindestens der strukturierte Teil in ursprünglicher Form. Ein daraus erzeugtes PDF können Sie zusätzlich ablegen, es ersetzt die XML aber nicht.
Mein Lieferant schickt ein PDF und eine XML getrennt – was gilt?
Die XML ist die E-Rechnung; das PDF ist eine Beigabe. Archivieren Sie beides, buchen Sie nach der XML. Weichen die Beträge ab, fragen Sie nach – maßgeblich ist der Datensatz.
Ich bin Kleinunternehmer und habe gar keine Software. Reicht der ELSTER-Viewer?
Zum Lesen ja. Zusätzlich brauchen Sie nur einen Ordner, in dem die Originaldateien acht Jahre unverändert liegen. Mehr dazu im Beitrag E-Rechnung für Kleinunternehmer.
Was ist eine Peppol-Rechnung?
Peppol ist ein Übertragungsnetz, kein Format: Darüber werden in der Regel UBL-Rechnungen nach EN 16931 zugestellt, in Deutschland häufig XRechnung in UBL-Syntax. Für Sie ändert sich am Lesen und Archivieren nichts.